申辦指南

一、定義

在我國境內(不含港澳台地區)主辦或承辦的、與會者來自3個或以上國家和地區(不含港、澳、台地區)的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等都屬於國際會議,均需報教育部審批。

與會者來自2個國家和地區(不含港澳台地區)的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等(這裏的2個國家包括中國)屬於雙邊會議,也需申報,管理辦法參照國際會議。


二、類型

國際會議類型分為一般性國際會議和重大國際會議。

一般性國際會議包括:外賓人數在100人以下或會議總人數在400人以下的社科類國際會議,外賓人數在300人以下或會議總人數在800人以下的自然科學技術領域的專業或學術性國際會議,以及雙邊會議和國際合作項目中的工作會議。

重大國際會議包括:超過上述規模或具有重大意義的國際會議。

我校召開的國際會議通常屬於一般性國際會議。


三、會議申請

根據教育部有關文件精神,在華舉辦國際會議實行上報審批製度,學校和單位不得自行審批國際會議。在獲得教育部正式會議批複前,任何單位和個人不得對外承諾舉辦會議、發布正式的會議通知或邀請。

國際會議的申請分為預報計劃和正式申報兩個階段,預報經教育部審核列入年度計劃後方可申報。

預報和申報均在教育部國際會議報批平台(以下簡稱“報批平台”)進行(報批平台網址:http://econf.hust.edu.cn)。

【計劃預報】

(1)一般每年9-10月(以教育部下發通知時間為準),國際處通知各學院組織預報下一年度擬在國內舉辦的雙邊或多邊國際會議。

(2)會議負責人需通過教育部國際會議報批平台預報下一年度會議計劃並提交學院預報表。

(3)10月底前,國際處完成會議預報的線上審批並上報教育部。

(4)會議預報經教育部審核通過並列入年度計劃後,會議負責人方可在報批平台進行會議的正式申報。

【正式申報】

(1)預報經教育部審核並列入年度計劃的國際會議,會議負責人須至少於會前3個月在報批平台申報一般性會議,須至少於會前6個月申報重大會議。根據規定,未經預報的國際會議將不予申報。

(2)國際處完成會議申報線上審批,並上報教育部。

(3)會議申報經教育部批準後,會議負責人方可對外發布會議信息或對外承諾。

(4)如果有境外組織參與,應對其簡要介紹,若確認是境外非政府組織(NGO)或NGO資助的國際會議,會議負責人須按《高校與境外非政府組織合作操作指引》進行線上及線下的備案,並於會前在報批平台上傳《境外非政府組織臨時活動備案表》,詳情請谘詢國際處。

【會議變更或取消】

獲批會議不得隨意更改會議名稱、主題、性質、規模、地點和時間。如確需更改或取消,會議負責人須盡早於原定會議時間前在報批平台提交會議變更申請,並將相關情況反饋至國際處。


四、會議召開

(1)會議負責人於會前完成校內各項報備手續。

(2)會議負責人按會議計劃和教育部批複要求召開會議。


五、會議總結

(1)會議負責人必須在會議結束後1個月內,在報批平台提交會議總結材料。

(2)國際處審核總結材料並上報教育部。

(3)國際處向會議負責人發放教育部批複函。

(4)會議負責人持教育部批複函完成財務報銷。


六、注意事項

(1)預報的國際會議(以2021年為例)既包括擬在2021年年內舉辦的國際會議,也包含擬在2021年之後舉辦,但須在2021年對外承諾的國際會議。

(2)原則上不得跨地區、跨係統舉辦國際會議。如確需異地辦會(指我校在北京以外地區辦會),需說明理由,並在正式申報前取得舉辦地省外辦同意函。

(3)不得為提高會議規格而隨意使用“峰會”、“高峰論壇”、“國際論壇”、“世界大會”、“全球大會”、“高層會議”、“首屆”、“第一屆”等稱謂;從嚴限製國際會議形成固定年會或例會的機製;嚴禁借辦會之名建立常設“秘書處”等機構。

(4)會議名稱中不得單獨出現英文縮寫,如需使用,請在前麵加上英文全稱,例如:Society of Petroleum Engineers (SPE)。

(5)重大國際會議的界定請參照相關規定(詳詢國際處)。


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